Физическое хранение документов

Хранение документов в специальном хранилище имеет ряд существенных преимуществ в отличие от хранения документов в офисе вашей компании. Передав документацию в архив, вы сокращаете расходы на персонал, пространство и оборудование, увеличиваете свободное пространство в офисе. При этом сможете воспользоваться современными технологиями защиты, учета и хранения документов.

Мы предоставляем услуги по хранению и обслуживанию документов на любых носителях (бумажных, магнитных, специальных и т.д.):

• Подготовка документов для передачи в архивохранилище. Включает систематизацию документов по ключевым признакам (хронология, структурные подразделения, алфавит, номера дел), составление сопроводительной описи, упаковку в архивные короба, инвентаризацию содержимого короба, а так же переплетные работы. Все работы по подготовке документов к внеофисному хранению могут выполняться как у вас в офисе, так и в специальных архивохранилищах.
• Хранение архивных документов. Документы, находящиеся на депозитарном хранении имеют следующие формы обслуживания:
  • Хранение и обслуживание документов в коробах;
  • Хранение и обслуживание документов в делах (без выдачи заявителям справок по социально-правовым запросам);
  • Хранение и обслуживание документов в делах (с выдачей заявителям справок по социально-правовым запросам);
  • Комплексная форма хранения и обслуживания, включающая все или некоторые из перечисленных выше форм.
• Хранение специальных носителей. Хранение электронных носителей информации, кино-видео-фоно носителей и слайд-фото носителей осуществляется в специально оборудованных экранированных сейфах с возможностью регулирования температурно-влажностного режима. Например, если ваш IT-отдел использует магнитные носители для резервного копирования, то вам нужно хранить эти носители в защищенном месте вне офиса. Это значит, что в случае пожара, наводнения или сбоя системы ваши данные могут быть полностью восстановлены. Хранение магнитных носителей в специальном хранилище обеспечит вам надежную защиту.
• Обслуживание документов в архивохранилище. Включает обработку новых архивных материалов, временное и безвозвратное изъятие документов, перерегистрацию материалов при возврате в хранилище, выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, составление и оформление акта о выделении дел к уничтожению.
• Предоставление документов заказчику. Архив имеет собственную службу доставки. Удобное территориальное расположение архива позволяет в кратчайшие сроки осуществлять доставку любых документов непосредственно в ваш офис.

Электронное хранилище документов

Электронное хранилище документов - cистема электронного архива данных, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Хранение документов в электронном виде позволяет упорядочить текущую документацию компании и легко ориентироваться в поиске необходимого документа.

Триал Электроникс - Неофициальный сайт оказывает полный комплекс услуг по созданию электронных архивов. Мы реализуем решения на базе интегрируемой программной платформы для хранения и комплексного управления различными типами документов DocuWare. Подробнее о платформе DocuWare можно посмотреть . Система электронного архива настраивается в соответствии с бизнес-процессами вашей организации.

Этапы обработки документов:

• Перевод бумажных документов в электронный вид;
• Распознавание данных из различных полей документа или полнотекстовое распознавание;
• Создание атрибутивной карточки для каждого документа в архиве;
• Сохранение точных сканированных образов документа.

Электронный архив удобен, легок в использовании и надежен. Для защиты данных от утери используется регулярное резервное копирование. В случае форс-мажора, все последствия будет легко устранить, просто восстановив электронный архив из свежей копии.